Со временем начала своей работы организация накапливает огромное количество документов, отражающих ее деятельность. Все документы различны по своим функциональным качествам и, соответственно требуют различного порядка хранения.

К примеру, первичные учетные документы бухгалтерии должны храниться в определенной последовательности по времени, по датам совершения операций. Если хранение таковых документов осуществлять без переплетения, то это грозит тем, что листы в документах могут перемешаться. А это приведет к тому, что необходимую информацию найти будет достаточно сложно. Не будем забывать о том, что при таком хранении возможна и утрата документов, и незаконная их выемка. В таком деле не помогут ни скрепки, ни папки скоросшиватели. Для этих целей просто необходимо выполнение переплета, особенно, что касается бухгалтерской документации, так как в ней отражается все финансовая деятельность организации. И попадание такой информации к третьим лицам, крайне не желательный момент. Конечно, при небольшом объеме документов такая процедура не обязательна, а вот если количество документов велико, и имеет огромное количество страниц, просто необходимо систематизированное хранение, выполнение переплетных работ.
А выполненный твердый переплет документов или их брошюровка имеет и другие преимущества:
- предотвращается утрата переплетенных документов.
- соблюдается последовательность у переплетенных документов.
- переплетенные документы занимают значительно меньше места.
Но при переплетении документов имеются и некоторые недостатки:
- нельзя менять порядок расположения документов.
- стоимость переплетных работ немногим выше стоимости папок и скоросшивателей.
- для ручного переплета требуются временные затраты.
Хотя эти недостатки не являются значительными. Ведь существуют большой спектр организаций, предоставляющих такие услуги. Здесь и время экономиться, и цена переплетных работ не так велика, гораздо меньше, чем содержание структурного подразделения, которое бы занималось обработкой документов.
Специалисты, занимающиеся обработкой документов, гораздо правильнее подберут вам тип и способ выполнения переплета. Ведь многое зависит от типа бумаг. Для небольшого объема документов исключительно подойдет брошюровка с пружинным креплением, если конечно документы не нуждаются в длительном или постоянном сроке хранения. А пружинная брошюровка выполняется с применением пластиковой или металлической пружины, что делает внешний вид папки более аккуратным и практичным.
При необходимости и по желанию заказчика переплет может быть выполнен и для будущего архивного хранения документов. То есть будет качественно произведено переплетение, проставлены нумерации страниц и составлены описи, выполнена номенклатуры и произведены все другие необходимые мероприятия.