Как создать эффективную систему контроля исполнения

Контроль исполнения и исполнительская дисциплина часто является головной болью многих руководителей. Папки неисполненных в срок документов, неисполненные поручения, срывы сроков поставок и обязательств, упущенные возможности, штрафы всё это кошмар современного руководителя. Выход во внедрении эффективной системы контроля исполнения поручений.

Многие руководители мечтают об эффективной системе контроля исполнения. Но насколько сложно и дорого внедрить такую систему? И главное с чего начать?

Начинать нужно с себя. Если Вы руководитель, то только Вы можете являться заказчиком такой системы. Поэтому Вы должны полностью взять на себя всю ответственность за внедрение системы контроля исполнения. Но система контроля не будет работать без её основного элемента – исполнителей. Убедить сотрудников в том, что внедряемая система контроля им на пользу – маловероятно. Без эффективной системы мотивации эффективную систему контроля исполнения выстроить очень сложно. Система контроля по определению усложняет жизнь исполнителей. Сотрудники будут всячески искать способы уйти от её использования и поверьте, добьются в этом немалых успехов! К сожалению, чисто директивный путь внедрения, как правило, приводит к многочисленным конфликтам и жертвам. Лучшим вариантом является премирование и публичное награждение лучших сотрудников. Но необходимо связать систему поощрений с системой контроля! Нужно использовать результаты работы и исполнительскую дисциплину сотрудника при начислении премий. Что бы сделать это, Вам необходимо иметь достоверную информацию по каждому сотруднику о результатах его работы и его исполнительской дисциплине.

Система мотивации и контроля должна быть прозрачной для сотрудников. В ходе своей работы сотрудник должен видеть те задачи, исполнение которых напрямую влияет на его будущее финансовое положение. Он так же должен видеть, как изменяется его показатель исполнительской дисциплины в течение времени, а в назначенный срок получить свой «пряник», например, в виде премии. И ещё раз подчеркну – правила должны быть понятны и честны. Вы, как руководитель, имеете право эти правила устанавливать, но если Вы допустите нарушение правил, то потеряете доверие своих подчинённых. Договоритесь о правилах и приступайте к внедрению системы контроля исполнения. Ошибкой было бы начинать внедрение сразу повсеместно. Нужен пилотный проект, и провести его нужно в том подразделении, где исполнительская дисциплина и так хороша. Такой проект покажет Вам, с какими проблемами вы столкнётесь, и позволит вовремя и с «меньшей кровью» скорректировать правила.

Для внедрения эффективной системы контроля исполнения поручений Вам потребуется эффективный инструмент. Я не рекомендую Вам использовать контрольные карточки на бумаге и фиксировать в них поручения и сроки. Это не даст вам эффективного контроля исполнения. Вы не сможете сформировать отчёты по исполнению и не сможете вычислять коэффициент исполнительской дисциплины (КИД) по каждому сотруднику. Только автоматизированная система контроля исполнения позволит решить массу трудоёмких задач.

Одной из таких задач является автоматический расчет коэффициента исполнительской дисциплины и формирование отчетов по КИД. Данный коэффициент должен зависеть от многих факторов и в первую очередь от степени важности задания и от того, было ли поручение исполнено в срок. При вычислении КИД система контроля исполнения так же должна учитывать было ли поручение просрочено или был перенос срока. Несомненно, только автоматизированная система контроля способна не только уведомить о наступлении сроков, но и осуществлять контроль сроков исполнения и учёт переноса сроков.

Создание карточек поручений является одной из трудоёмких задач. Если есть секретарь, то большую часть работы по созданию карточек поручений можно переложить на него. При грамотно выстроенной системе мотивации к этой работе можно привлечь и самих исполнителей. Они могут сами создавать карточки поручений и отправлять их вам на согласование. Если их мотивация будет зависеть от исполнения заданий, то они будут заинтересованы в том, что бы все полученные ими задания были внесены в систему контроля исполнения. Для облегчения создания типовых задач в системе контроля исполнения поручений можно использовать справочник типовых поручений, а для создания однотипных поручений группе сотрудников система контроля исполнения должна содержать карточку группового поручения.

При назначении поручения следует внимательно отнестись к степени важности поручения и его сроку исполнения. Ошибкой будет являться чрезмерное использование высокой степени важности. Пи высокой загрузке исполнителей короткие сроки могут привести к значительной дополнительной нагрузке за счёт необходимости формирования отчётов. На начальном этапе внедрения системы контроля исполнения следует увеличивать сроки исполнения, пока сотрудники не достаточно хорошо освоили приёмы работы с системой. При указании срока исполнения в относительных величинах (например, исполнить за три дня) система контроля исполнения должна вычислить дату исполнения с учётом рабочего графика исполнителя. Для этого в системе контроля исполнения поручений должен вестись корпоративный календарь и персональные календари сотрудников.

После того как с постановкой задач вы разобрались, нужно решить, кто и каким образом будет осуществлять мониторинг и проверку исполнения выполненных поручений. На начальном этапе внедрения системы контроля исполнения Вы должны взять на себя эти функции. Только так, вы сможете убедить сотрудников в том, что система контроля это значимо для Вас. Впоследствии вы можете делегировать часть функций контроля другим сотрудникам. Автоматизированная система контроля исполнения поручений позволяет по каждому поручению определить контролёра и контрольный срок. В обязанности контролёра будет входить контроль срока исполнения поручения и предварительный контроль отчёта исполнителя. Исполненное поручение сначала будет поступать на проверку контролёру, и только после его одобрения отправляться на окончательную проверку руководителю. Для контролёров можно так же определить мотивацию на исполнение контролируемых ими поручений. Но всё же, эти расширенные функции контроля следует применять после того, как основная часть автоматизированной системы контроля исполнения заработает и будет поддержана большей частью сотрудников.

Исполненное поручение будет поступать руководителю на проверку, и вы будете либо отправлять его на доработку либо подтверждать его исполнение. При отклонении задания Вы снижаете коэффициент исполнительской дисциплины исполнителя поручения, поэтому Вы должны указать причину отклонения, чтобы сотрудник смог исправить свои ошибки. В крайнем случае, вы можете отметить задание как не выполненное, тем самым значительно понизив КИД сотрудника. О вашем решении сотрудника уведомит система.

После того, как поручения внесены в систему контроля исполнения, можно приступать к мониторингу исполнения.

О назначении нового поручения исполнителя уведомит автоматизированная система контроля. Исполнитель может вносить в карточку поручения информацию о фактических трудозатратах, формировать промежуточные и итоговые отчёты. Исполнитель может просматривать в журналах системы контроля исполнения списки назначенных ему поручений, отбирать, сортировать и группировать поручения по срокам, степени важности и другим параметрам. Если поручение будет просрочено, то автоматизированная система контроля исполнения снизит КИД исполнителя, поэтому в его интересах инициировать корректировку срока исполнения, так как в этом случае КИД снижается на значительно меньшую величину. Исполнитель может видеть свой текущий КИД и видеть, как он изменяется со временем. Это его мотивирует на своевременную подготовку отчётов.

Руководитель может просматривать журналы системы контроля исполнения поручений, отбирать, сортировать и группировать списки поручений по исполнителям, важности, срокам исполнения, статусам и другим параметрам. Для наглядности поручения с разными статусами отображаются в журналах шрифтами с разными цветами, а статус и важность поручения дополнительно сопровождаются специальными значками. Об исполнении поручения руководителя уведомит автоматизированная система контроля исполнения.

По каждому исполняемому поручению система контроля исполнения должна отображать информацию о плановой длительности и об оставшемся времени до срока исполнения. Если поручение просрочено, то должно отображаться время, насколько поручение просрочено. По исполненным поручениям необходимо отображать фактическую дату исполнения и длительность. Такая информация позволяет руководителю и исполнителям оперативно сориентироваться в текущей ситуации.

По результатам квартала или другого периода вы можете подвести итоги. Сформируйте отчёт по исполнительской дисциплине по подразделению и используйте рассчитанный КИД для начисления премии. Система контроля исполнения формирует КИД в диапазоне от 0 до 1. При расчете учитывается общее число поручений в заданном периоде, число исполненных, и не исполненных в срок поручений. Поскольку многие задачи имеют длительный срок исполнения, то рекомендуется подводить итоги не чаще одного раза в квартал.

Теперь можно рассмотреть некоторые важные дополнительные возможности системы контроля исполнения.

При назначении поручения выбор исполнителя должен осуществляться из числа подчинённых сотрудников. Давать поручение «через голову» непосредственного руководителя приведёт к недовольству среди руководителей служб и подразделений. Для корректного назначения исполнителей в системе контроля исполнения должен вестись справочник иерархии подчинённости.

Система контроля исполнения поручений должна уметь формировать и отображать иерархию поручений. Если сотрудник получил поручение, то он должен иметь возможность создать подчинённые поручения своим подчинённым. В этом случае в карточке главного поручения должен отображаться ход исполнений всех связанных поручений с учётом иерархии.

Важно сформировать у сотрудников доверие к системе контроля. Для этого система контроля исполнения поручений должна обеспечивать возможность управления правами доступа к поручениям. Карточки поручений должен видеть только ограниченный круг лиц. Исполнители должны видеть только свои поручения. Изменения в карточку можно вносить только на определённых этапах работы. Нельзя изменять или удалять проверенные отчёты. Нельзя изменять сроки поручения без предварительного уведомления исполнителя. Нельзя удалить карточку поручения, находящегося на исполнении. Для этого в системе контроля исполнения должно быть предусмотрено специальное действие, приводящее к аннулированию поручения. Исполнитель должен быть уведомлён о данном событии. В журнале истории каждого поручения должны фиксироваться все события от момента его создания, до завершения.

Как правило, решение некоторой задачи включает в себя ряд работ, для реализации которых требуется привлечь нескольких сотрудников, каждому из которых нужно дать персональное поручение. Для осуществления контроля такой общей задачи система контроля исполнения должна поддерживать возможность объединения поручений в один проект. Карточка проекта должна содержать список всех связанных с ним задач с отображением сроков и статусов каждой. По мере продвижения к заданной цели руководитель может добавлять в проект новые поручения. Карточка проекта может содержать бюджет, каталог проекта, план работы. По каждому поручению можно учитывать трудозатраты и стоимость, относить поручение к определённой статье бюджета проекта. Объединение поручений в проект является лучшим решением по управлению и контролю, но применение методов проектной работы лучше применять на следующем этапе развития системы контроля исполнения, после освоения базовых принципов и функций системы.

Одной из важнейших областей контроля является контроль исполнения документов и решений совещаний. Для этого система контроля исполнения поручений должна поддерживать возможность создания карточек документов, например, протоколов совещаний и возможность создания по ним резолюций и поручений. В карточке документа должен отображаться список поручений со статусами и сроками. Документ будет исполнен только после исполнения всех связанных с ним поручений. Система контроля исполнения может автоматически присвоить документу статус «исполнен», после исполнения всех связанных поручений.

Применение автоматизированной системы контроля исполнения позволит снизить эффект человеческого фактора. Такие ответы как «забыл», «не видел», «упустил» станут звучать значительно реже. Если сотрудник где-то не успевает, то он об этом может сообщить через систему контроля исполнения и объяснить причину, что в свою очередь позволит руководителю принять правильное решение о приоритетах и распределить нагрузку между исполнителями. Использование КИД в системе контроля исполнения совместно с применением системы мотивации позволяет значительно повысить исполнительскую дисциплину. В итоге выигрывают все: и Вы, как руководитель и Ваши сотрудники.

МаксФилл

www.escom-bpm.com.

 

Поиск




Домены



© ТехноКрафт, 2008-2012
Все права защищены
При копировании материалов установка активной ссылки на сайт www.tehnokraft.ru обязательна
Карта сайта



Rambler's Top100
На главную Карта сайта Написать сообщение